Un sistema de administración para un restaurante no es "el programa de la caja". Es lo que sostiene el turno completo: quién pidió qué en la mesa 6, qué salió de cocina, cuánto entró en efectivo y en tarjeta, qué boleta se fue a SUNAT y cuánto queda de insumos para mañana. Cuando una de esas piezas vive en un cuaderno aparte, el resto se desordena solo.
Esta guía está escrita desde la caja de un local que atiende todos los días, no desde un folleto. Sirve igual para un restaurante con mozos, para una cafetería de mostrador o para una pollería con reparto.
En esta guía
Las seis cosas que tiene que resolver
Cualquier sistema serio, sin importar la marca, tiene que cubrir estas seis. Si falta una, alguien la va a suplir a mano, y ahí empiezan los errores.
1. El salón
Mesas identificadas, estado a la vista (libre, ocupada, pidiendo la cuenta) y el pedido tomado desde donde está el mozo, no desde una computadora en la esquina. Si el mozo tiene que caminar hasta la caja para anotar, el sistema le suma pasos en lugar de quitárselos.
2. La cocina
La comanda tiene que llegar sola, impresa o en pantalla. Y tiene que llegar solo con lo nuevo: si la mesa agrega un postre, en cocina debe salir el postre, no el pedido entero otra vez. Ese detalle, que parece menor, es la diferencia entre una cocina que confía en el papel y una que lo verifica todo por si acaso.
3. La caja
Cobrar en efectivo, tarjeta, Yape, Plin, transferencia o a crédito, con vuelto calculado y propina registrada. Y un cierre de día que diga cuánto entró por cada método, para cuadrar contra lo que hay en la gaveta y contra lo que depositó el banco.
4. SUNAT
Boleta, factura y nota de venta electrónicas emitidas en el momento del cobro, no al día siguiente en otra página. Más la anulación, que en Perú tiene reglas propias y es donde más se atoran los sistemas. Lo vemos en detalle en facturación electrónica para restaurantes.
5. El inventario
Al menos entradas, salidas, mermas y un mínimo que avise cuando algo está por acabarse. Si tu carta tiene receta por plato y quieres descontar insumos automáticamente, eso es otro nivel y conviene preguntarlo explícitamente, porque no todos lo hacen.
6. El dueño
Cuánto se vendió es fácil. Lo difícil, y lo que de verdad decide si el negocio va bien, es cuánto quedó: ventas menos costo de lo vendido, menos gastos fijos, menos impuestos. Si el sistema solo te dice el total del día, te está contando la mitad.
Lo que en Perú no es opcional
Acá hay reglas que no dependen del proveedor del software, y conviene saberlas antes de comparar:
- Los comprobantes electrónicos son obligatorios y salen con TU RUC a través de un proveedor autorizado por SUNAT (un PSE, o directo). Ese servicio muchas veces se contrata aparte del sistema.
- La boleta no se anula igual que la factura. La boleta viaja a SUNAT en un resumen diario, y hasta que SUNAT la acepte no se puede comunicar su baja. Un sistema bueno te deja la anulación programada y la completa solo; uno malo te hace volver al día siguiente.
- Hay plazo. SUNAT admite la comunicación de baja dentro de los 7 días de emitido el comprobante. Pasado eso, corresponde una nota de crédito, que es otro documento.
- Si eres MYPE de restaurantes, tu IGV no es 18 %. Es 10,5 % en 2026 y sube en 2027. Lo explicamos en el IGV de 10,5 % para restaurantes. El sistema tiene que poder emitir con esa tasa, no con 18 fijo.
- Si estás en Nuevo RUS, el tratamiento es distinto otra vez. Pregúntalo antes, porque varios sistemas asumen régimen general.
La pregunta que descarta más rápido: "¿el sistema puede emitir con 10,5 % de IGV y con el RUC de mi empresa?". Si la respuesta es dudosa, lo demás no importa.
12 preguntas antes de firmar
Hazlas por escrito, por WhatsApp o correo. Las respuestas sirven de contrato.
- ¿La facturación electrónica está incluida, o contrato un proveedor aparte? ¿Cuánto cuesta ese proveedor y a nombre de quién queda?
- ¿Hay comisión por mis ventas? ¿Algún porcentaje, por cualquier concepto?
- ¿Hay permanencia mínima? ¿Qué pasa si me voy en el mes 3?
- ¿Cuántos usuarios entran en el plan? ¿Cada mozo cuesta extra?
- ¿Cuántos locales? ¿Cuánto cuesta el segundo?
- ¿La comanda imprime solo lo nuevo o repite el pedido completo?
- ¿Funciona si se cae el internet? ¿Qué exactamente sigue funcionando y qué no?
- ¿La carta por QR está incluida o es un módulo aparte?
- ¿La fidelización (puntos, sellos) está incluida o se paga por separado?
- ¿Puedo exportar mis datos cuando quiera, en un formato que se abra en Excel?
- ¿Quién me atiende cuando algo falla un sábado a las 9 de la noche, y por qué canal?
- ¿La instalación está incluida? ¿Incluye configurar la impresora de cocina y cargar mi carta?
Las trampas del contrato
No son maldad, son formas de cobrar. Pero si no las ves antes, el precio del folleto no es el precio real.
"Facturación incluida"
Suele significar incluida hasta cierta cantidad de documentos, o incluida a través del proveedor de ellos. Pregunta el tope mensual y qué pasa al pasarlo. Y confirma que el RUC emisor sea el tuyo, para que los comprobantes te pertenezcan.
El porcentaje sobre tus ventas
Algunos sistemas, sobre todo los que vienen con pagos, se quedan con una parte de cada venta. En un local que factura S/ 40 000 al mes, un 1 % son S/ 400: más que la mensualidad de casi cualquier sistema.
El precio por usuario
Si el plan trae 2 o 5 usuarios y tienes 8 personas en planilla, el precio real es otro. Con rotación de personal, además, te obliga a reciclar cuentas, que es justo lo que no debe hacerse: cada quien necesita su usuario para que la bitácora sirva de algo.
Los módulos
Inventario, fidelización, reservas, carta QR, kiosco. Cada uno por separado es un folleto lindo y una factura más grande. Suma el total de lo que vas a usar de verdad y compara ese número, no el del plan de entrada. Hicimos ese ejercicio con precios públicos en cuánto cuesta un sistema para restaurante en Perú.
Cómo probarlo de verdad
Una demo grabada no dice nada. Pide una prueba en tu local, en hora de atención, y haz estas cinco cosas:
- Toma un pedido en la mesa más lejana, desde el celular del mozo. Mira cuántos toques son.
- Agrega un ítem a ese pedido cinco minutos después. Ve qué sale en cocina.
- Cobra con tarjeta y con Yape, y emite una boleta. Cronométralo.
- Anula esa boleta. Pregunta qué pasa si SUNAT todavía no la aceptó.
- Cierra el día y compara el reporte con el efectivo de la gaveta.
Si esas cinco salen limpias, el sistema aguanta un turno. Lo demás es preferencia.
Cómo lo hace Qori
Qori nació en el salón de una cafetería de San Isidro que atiende todos los días, y por eso resuelve primero lo que estorba: la comanda imprime solo lo nuevo, la boleta sale al cobrar, la anulación se completa sola cuando SUNAT acepta, y el IGV sale de la tasa de tu RUC, no de un 18 fijo.
Desde S/ 99 + IGV al mes, sin permanencia y sin comisión por tus ventas. El proveedor autorizado por SUNAT se contrata a tu nombre, desde S/ 70 al mes, y lo dejamos configurado en la instalación.